Ich möchte dir einen Einblick in mein ganz persönliches Remote-Abenteuer geben: Ich habe vor einiger Zeit meinen Laptop eingepackt und bin an die Ostküste der USA geflogen, um dort für fünf Wochen zu leben und zu arbeiten. In diesem Bericht erfährst du, was sich ändert, wenn man nicht nur den Ort, sondern auch die Zeitzone wechselt. 

Mehr zum Thema Homeoffice gefällig?

Sara hat darüber geschrieben, welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt nicht im Büro zu arbeiten. Hier gehts zum Beitrag.

Vorbereitungen 

Ich wusste, dass ich in den USA Zugang zu einem Schreibtisch mit einem Monitor haben werde, und dass Adapter für die Steckdosen vorhanden sind. Ich musste also nur “die Essentials” mitbringen.  
Doch wenn man nicht mal eben vergessenes nachgeschickt bekommen kann, prüft man lieber zweimal, ob alles eingepackt ist. Oder – wie in meinem Fall – eher zehnmal…  

Nachdem Laptop, Ladekabel, Maus, Kopfhörer und HDMI-Adapter sicher verstaut waren, konnte ich mich entspannt auf den Flug freuen. Da ich freitags geflogen bin, hatte ich einige Tage Zeit, um mich von der Zeitumstellung zu erholen, bevor mein erster Arbeitstag aus der neuen Zeitzone heraus begann. 

Anpassungsfähiges Team 

Um zu vermeiden, dass ich mitten in der Nacht an den täglichen Besprechungen teilnehmen musste, haben wir im Team kurzerhand beschlossen, unsere Termine von 9.00 Uhr auf 13.00 Uhr in Frankfurt bzw. 7.00 Uhr in New York zu verschieben. Für diese Änderung war ich sehr dankbar. Dennoch war in den Besprechungen zu spüren, dass ich zeitlich etwas hinterherhinkte: Während meine Kolleg:innen dienstags bereits von Montag und Dienstag berichten konnten, war ich gerade erst aufgestanden und hatte den kompletten Dienstag noch vor mir. 

Neuer Arbeitsrhythmus 

Ich bin jemand, der gerne früh mit der Arbeit beginnt, seine Aufgaben vor den Meetings erledigt und dann mit Kolleg:innen Abstimmungen vornimmt. Die Zeitverschiebung hat diesen Rhythmus umgedreht. Nun hatte ich zunächst alle Meetings und erst am Nachmittag Zeit, mich meinen Aufgaben zu widmen. Diese Umstellung war für mich bis zum Ende hin eine gewisse Herausforderung. 

Außerdem war es auch ein bisschen einsam wenn zu meiner Mittagszeit (Abends in Deutschland) alle Statusmeldungen in Teams auf „Abwesend“ oder „Offline“ umgeschaltet haben. Da sieht man mal wieder, dass man auch im Homeoffice eigentlich nicht alleine ist.   

Absprachen mit Zeitverschiebung 

Die Möglichkeit zur ständigen Absprache und zur Klärung von Fragen erleichtert die Zusammenarbeit erheblich und steigert die Effizienz. Sechs Stunden Zeitunterschied erschweren dies allerdings, da nur noch wenige Stunden unserer Arbeitszeit parallel verlaufen, anstatt wie gewöhnlich der Großteil des Tages. Daher ist es wichtig, diese gemeinsame Zeit gut zu nutzen.  

In dieser Hinsicht habe ich vor allem eines gelernt: Offene Kommunikation und Eigeninitiative sind unerlässlich, wenn man außerhalb der „normalen“ Arbeitszeiten tätig ist. Wenn die Kolleg:innen wissen, wann man erreichbar ist, sind auch bei Zeitverschiebung effektive Absprachen möglich. Andernfalls können Missverständnisse auftreten und man verliert den Anschluss ans Team. 

Man muss geduldig sein und effizienter arbeiten, wenn Kolleg:innen über den Globus verteilt sind. Wichtig ist: Fragen und Anliegen direkt schriftlich kommunizieren, damit am nächsten Tag eine Antwort da ist.

Ständige Zeitumrechnung 

Wie du möglicherweise beim Lesen des Textes bemerkt hast, musste ich ständig in zwei verschiedenen Zeitzonen denken. Schließlich habe ich mir einen Zeitplan mit beiden Zeiten erstellt. Mein Tipp für alle, die sich in einer ähnlichen Situation befinden: Stelle auf deinem Laptop die Zeit ein, die dein Team hat. Dadurch weißt du sofort, wie spät es für deine Kolleg:innen ist, wenn ihr euch treffen wollt. 

Konzentration in einer fremden Umgebung 

Du fragst dich vielleicht, ob ich mich überhaupt auf die Arbeit konzentrieren konnte. In einer komplett neuen Umgebung, die auch außerhalb des Arbeitsplatzes viele Reize bietet. Das hat erstaunlich gut funktioniert. Einerseits mussten alle um mich herum normal arbeiten, weshalb ich nicht das Gefühl hatte, etwas Wesentliches zu verpassen. Andererseits hatte ich durch die 4-Tage-Woche viele lange Wochenenden, die mir Zeit für ausgedehnte Ausflüge und sogar kleine Roadtrips gaben. 

Die Zusammenarbeit mit einem Ozean zwischen dir und deinem Team, ist definitiv machbar. Kannst du es dir vorstellen aus einer anderen Zeitzone heraus mit deinen Kolleg:innen zu kommunizieren? 
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Lass uns gemeinsam träumen, wie ein perfektes Onboarding aussieht:  

Spätestens drei Wochen vor deinem ersten Arbeitstag, bekommst du alle deine Infos für den Start: Wann und wo musst du da sein? Was musst du mitbringen? Wer kümmert sich um dich? Was sind die ersten Stepps? Worauf kannst du dich vorbereiten?

Dann ist es so weit. Vor Ort ist eine Person bestimmt worden, die dein Buddy für die nächsten Wochen und Monate sein wird. Sie holt dich ab und führt dich herum. Dein Platz und Arbeitsgeräte sind bereit. Du richtest dich ein und hast bereits eine E-Mail mit den wichtigsten Links und Zugängen in deinem Postfach liegen.  

Die nächsten Wochen sind durchgeplant. Dir werden alle Menschen in Einzelterminen kurz vorgestellt und du hast Gelegenheit herauszufinden, wer für dich besonders wertvoll in der Zusammenarbeit und für Informationen sein wird.  

Das Projekt ist gut dokumentiert und du kannst dich in das Meiste einlesen. Nach ein bis drei Monaten weißt du, wie der Hase läuft. Du fühlst dich sicher und motiviert. 

Gut, genug geträumt! 

Es tut mir leid, dass wir dich wecken müssen, doch wie du sicherlich weißt, sieht die Realität anders aus. Laut einer von Haufe durchgeführten Onboarding-Studie aus dem Jahr 2023 gaben 36% der befragten Unternehmen an, Kündigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag zu verzeichnen. Obwohl 88% ein Onboarding-Maßnahmen vor dem erste Tag anbieten. Über die Hälfte der Onbordees kündigen aufgrund falscher Erwartungen.

Nicht selten fehlt es an Zeit oder Personen, die dich einarbeiten können. Manchmal ersetzt du jemanden, der oder die vor Monaten das Unternehmen verlassen hat. Oder du besetzt eine völlig neue Stelle. Dann musst du wissen, wie du dir selbst ein Onboarding bauen kannst.  

Erstelle Kennenlern-Termine 

Am Anfang ist es wichtig, dass du so viele Menschen wie möglich kennenlernst. Es wird sicherlich die ein oder andere Vorstellungsrunde geben. Aber wer merkt sich schon 20 oder 50 neue Namen auf einmal?  

Mach dir also Notizen und verabrede nach und nach ein Gespräch mit jedem und jeder. In diesen Unterhaltungenn solltest du herausfinden:  

• Welchen Background hat die Person? 
• Wo ist sie in der Hierarchie einzuordnen?
• Welche Rolle hat sie? 
• Was macht die Person genau und welche Entscheidungen darf sie treffen?
• Wo gibt es Überschneidungen oder Anknüpfungspunkte zu deiner Position?
• Wie könnt ihr euch gegenseitig unterstützen? 

Platziere unbedingt, was deine Skills sind und mit welchen Themen man zu dir kommen kann und muss. Am Ende ist es immer eine gute Idee ein gemeinsames Mittagessen vorzuschlagen. Falls du remote arbeitest, verabredet euch auf einen virtuellen Kaffee. Zwischenmenschliche Verbindungen sind wichtig für einen lockeren Umgang nach dem Onboarding.  

Lese-Tipp

Wenn du dir unsicher bist, ob Remote-Arbeit etwas für dich ist, solltest du unseren Beitrag übers Arbeiten mit 100% Homeoffice lesen.

Sprich jede Frage aus

Wir UX-Designer:innen haben oft mit dem Imposter-Syndrom zu kämpfen. Wir versuchen mit aller Kraft den Schein zu wahren, dass man uns direkt und ohne langes Onboarding einsetzen kann. Dadurch stellen wir manchmal Fragen nicht, die wir aber dringend beantwortet haben wollen. Wir befürchten, eine naive Frage schmälert unsere Vertrauenswürdigkeit und Expertenstatus.  

Das ist natürlich Bullsh*t. Oft ist sogar das Gegenteil der Fall. Wer wenige Fragen stellt, wirkt passiv oder planlos, denn Fragen ergeben sich vor allem dann, wenn man schon ein bisschen verstanden hat. Niemand erwartet, dass du alles weißt. Aber alle erwarten, dass du neugierig bist und Lust hast zu Lernen. 

Nutze den Welpenschutz  

Bei jedem neuen Projekt oder Unternehmen gibt es Praktiken, die du nicht gewohnt bist, die dir vielleicht gar nicht liegen und die du gerne anders machen möchtest. Die Probe- oder Startzeit ausgezeichnet dafür, solche Methoden feinfühlig anzusprechen, ohne aufdringlich zu sein. Frage zum Beispiel: “Wieso macht ihr das so? Ich bin neugierig, weil ich es anders kenne … ” 

Wenn du früh genug deine Kolleg:innen zum Nachdenken anregst, wird es dir später leichter fallen etwas zu bewegen. Vielleicht findest du auch direkt im Onboarding Verbündete, die dankbar sind, dass du ein Problem erkennst und bereit bist gemeinsam daran zu arbeiten.  

Doch zuerst: Beobachte

Im ersten Moment solltest du deinen neuen Kolleg:innen immer unterstellen, dass jede Methode und Technik einen Grund hat und gut durchdacht ist. Schau dir während des Onboardings Vorgehensweisen und Dokumentationen genau an. Stelle neugierige Fragen „Ah interessant. Warum habt ihr euch für diesen Weg entschieden?“. Begegne deinem Team mit Respekt. Du bist neu und solltest nicht mit lauten Trompeten alles umkrempeln wollen. Das kommt nicht gut an.

Drei bis sechs Monate sind ein typischer Zeitraum für die Einarbeitung. In dieser Zeit erwartet niemand von dir, dass du Bäume ausreist und Berge versetzt. Nutze die Zeit, um Vertrauen aufzubauen. Es ist später leichter Dinge zu verändern, wenn dich dein Team als angenehme:n Kolleg:in kennengelernt hat.

Nimm an Events und Pausen teil

Netzwerken ist wichtig. Besonders am Anfang ist es wichtig präsent zu sein. Du lernst die Leute besser kennen und triffst auf neue interessante Kontakte. Aber noch wichtiger: du zeigst dich selbst. Die Menschen nehmen ein neues Gesicht war, kommen auf dich zu oder Fragen ihre Kolleg:innen, wer der oder die Neue ist.  

Wir wissen, dass Netzwerken und Firmenevents nicht jedermenschs Sache sind. Trotzdem lohnt es sich da über den eigenen Schatten zu springen. Und wenn du irgendwann bekannt und angekommen bist, kannst du auch den ein oder anderen After-Work-Termin schwänzen   

Sei so oft wie möglich vor Ort

Der Flurfunk in Unternehmen ist eine der stärksten Waffen. Was dich auf offiziellem Weg nicht erreicht, erfährst du an der Kaffeemaschine, am Nebentisch oder beim Mittag. Sei präsent und zeige dich interessiert. Versuche auf die Züge aufzuspringen, auch wenn es dir nicht leicht fällt.  

Ich brauche einige Zeit, bis ich auftaue. Dadurch wirke ich am Anfang sehr ruhig. Doch ich motiviere mich selbst zur Kommunikation, weil jeder Austausch – menschlich wie fachlich – meine Beziehungen im Team und damit meine Rolle spürbar stärkt.

Sara, UX Consultant

Wie läuft das Onboarding bei UXLA ab? 

Wir erwarten, dass du dich von Tag eins an einbringst. Das heißt aber nicht, dass du das allein durchstehst. Wir nehmen neue Kolleg:innen an die Hand und betonen regelmäßig, dass es keine falschen Fragen gibt. Deinen ersten Arbeitstag machen wir zum Event und treffen uns – wenn möglich alle gemeinsam – in einem Coworking-Space, um uns kennenzulernen, dir deinen Laptop und ein sicheres Gefühl zu geben. Danach geht es remote weiter. Programme wie Teams ermöglichen es uns, jederzeit füreinander da zu sein.  

Ich habe mich von Anfang an unglaublich gut aufgehoben gefühlt. Man hat sich sehr bemüht mich in alle, für mich relevanten Bereiche, einzuführen, alle meine Fragen zu beantworten und mich zu unterstützen. Ich konnte jede Frage stellen, ohne mir dabei dumm vorzukommen. Diese wurden dann auch immer super flott beantwortet. Mein Fazit: Onboarding – top, Kritik – keine!

Lucys Erfahrungen mit Sara

Doch weil das Onboarding bei unseren Kund:innen nicht immer so geschmeidig abläuft, müssen auch wir darauf vorbereitet sein uns selbst zu helfen.  

Wie gleist du dich auf?
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Kürzlich haben wir so eine Situation erlebt: Ein Fehler, der nicht nur Zeit und Geld kostete, sondern auch verdeutlicht, warum die Stimme der UX-Designer:innen von Anfang an berücksichtigt werden muss. 

Der Ereignisauslöser 

Wir betreuen als UX-Designer:innen ein Business-Portal für einen der größten Automobilproduzenten der Welt. Bisher mussten sich die Kund:innen durch einen aufwändigen, analogen Prozess kämpfen, um sich für das Portal zu registrieren. 

Neuerdings können sie das eigenständig und online. IT-Prozesse sorgen jedoch dafür, dass die Kund:innen oft erst einige Tage nach der Registrierung ihre Daten im Portal sehen können. Dieser Umstand wird während des Registrierungsprozesses und in einer nachgelagerten E-Mail erläutert. Klar war, dass auch im Portal ein Hinweis erscheinen muss. 

Die scheinbare Gewissheit 

Es wurde im Projekt auf dem kurzen Dienstweg eine vermeintlich leichte Entscheidung getroffen. Die Notwendigkeit schien klar zu sein, die Nutzer:innen über den Status ihrer Registrierung im Portal zu informieren. Damit sollten vorzeitig Supportanfragen unterbunden werden. 

Doch anstatt die Kolleg:innen mit UX-Expertise einzubeziehen, wurde die Entscheidung durch die Projektverantwortlichen und Entwickler:innen getroffen. 

Wenn ich meinen Beruf vorstelle, übersetze ich gerne die Abkürzung „UX“ in „Nutzererfahrung“. Es auf deutsch zu hören macht klarer, warum meine Rolle wichtig ist: Während andere dafür sorgen, dass fachlich alles da ist oder technisch alles läuft, sorgen wir UXer:innen dafür, dass die Nutzer:innen die Oberfläche, Abläufe und Funktionen VERSTEHEN.

Die bedauerliche Entscheidung 

Die existierende Banner-Komponente im Design System schien die Lösung zu bieten. Doch dann kam der erste Fehler: Die Entscheidungsträger:innen übertrugen die visuelle Gestaltung, an die Entwickler:innen. Diese entschieden sich, die Hintergrundfarbe des Contentbereichs auch für den Banner einzusetzen, der den wichtigen Hinweis für die Nutzer:innen anzeigen soll. Doch statt die Nutzer:innen aufzuklären, wurde der Hinweisbanner erst gar nicht wahrgenommen. Er verschmolz mit der Anwendung.  

Das Unglück setzt ein 

Es kam wie es kommen musste: Anstatt vorzeitige Supportanfragen zu verhindern, wurde das Supportteam mit einer Flut von unnötigen Anfragen überrannt. Die Nutzer:innen suchten verzweifelt nach Antworten. Warum blieb ihr Dashboard leer? Im Glauben etwas während der Registrierung falsch gemacht zu haben, riefen sie zu Hauf die Hotline an. 

Ein vermeidbarer Schritt zurück 

Erst nachdem das Unglück seinen Lauf genommen hatte, wandte sich das Projektteam an ihre UX-Designer:innen. Diese sahen sich nun mit einem Problem konfrontiert, das leicht hätte vermieden werden können. 

Erfahrene UX-Designer:innen bedenken bei ihren Entscheidungen stets die Auswirkungen auf die Nutzer:innen und testen Ideen, noch bevor eine Zeile Code geschrieben wurde. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Im Beitrag „Warum du Geld sparst, wenn du UX Designer:innen einstellst“ haben wir 6 der wichtigsten Heuristiken aufgelistet und kurz erklärt.

Wie haben wir es gelöst? 

In einer perfekten Welt würden wir, statt datenleerer KPIs, auf der Startseite einen Empty-State einblenden. Der visualisiert Nutzer:innen direkt: “Achtung, hier gibt es noch nichts zu sehen! Aber keine Sorge, das ändert sich in wenigen Tagen und du wirst automatisch informiert.” Doch manchmal muss man Kompromisse eingehen und pragmatisch sein. Um die technischen Aufwände klein zu halten, und trotzdem aufzufallen, heben wir das Banner farblich hervor und lenken das Auge im richtigen Moment durch eine sanfte Fade-In-Animation. 

Du und deine Kolleg:innen brauchen Unterstützung? 

Meldet euch! Gemeinsam minimieren wir zukünftige Aufwände und entwickeln erfolgreiche Produkte. info@uxla.de

Zeitdruck wird zur Fehlerursache 

Aufgrund von zeitlichem Druck wurden unglückliche Entscheidungen getroffen. Statt den Prozess abzukürzen hat man damit genau das Gegenteil erreicht. Es sind Anpassungen nötig, die für zusätzliche Aufwände sorgen. Diese hätten besser in die Portaloptimierung und Umsetzung neuer Features fließen sollen. 

Die Lehren aus dem Fehler 

Die Erfahrung verdeutlicht, wie wichtig es ist, UX-Designer:innen in jedem Projekt frühzeitig und regelmäßig einzubinden. Eine Design System Komponente mag auf den ersten Blick trivial erscheinen, aber die Auswirkungen können weitreichend sein. So sorgte die Flut an verwirrten Anfragen für eine Überlastung des Supportteams, die absolut unnötig und vermeidbar gewesen wäre. Die Rolle der UX-Designer:innen geht über die Gestaltung von Oberflächen hinaus – es geht darum, eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung zu schaffen. 

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