Selbst-Onboarding – Ohne Unterstützung im Projekt ankommen

Wir bei UXLA sind alle selbst in den Projekten unserer Kund:innen und Auftraggeber:innen unterwegs. Wir kennen den Schmerz, den Freelancer:innen und neue Angestellte fühlen, wenn sie frisch in ein Unternehmen kommen. Wir haben unsere besten Tipps gesammelt, wie wir uns allein in ein Projekt einfinden.

Lass uns gemeinsam träumen, wie ein perfektes Onboarding aussieht:  

Spätestens drei Wochen vor deinem ersten Arbeitstag, bekommst du alle deine Infos für den Start: Wann und wo musst du da sein? Was musst du mitbringen? Wer kümmert sich um dich? Was sind die ersten Stepps? Worauf kannst du dich vorbereiten?

Dann ist es so weit. Vor Ort ist eine Person bestimmt worden, die dein Buddy für die nächsten Wochen und Monate sein wird. Sie holt dich ab und führt dich herum. Dein Platz und Arbeitsgeräte sind bereit. Du richtest dich ein und hast bereits eine E-Mail mit den wichtigsten Links und Zugängen in deinem Postfach liegen.  

Die nächsten Wochen sind durchgeplant. Dir werden alle Menschen in Einzelterminen kurz vorgestellt und du hast Gelegenheit herauszufinden, wer für dich besonders wertvoll in der Zusammenarbeit und für Informationen sein wird.  

Das Projekt ist gut dokumentiert und du kannst dich in das Meiste einlesen. Nach ein bis drei Monaten weißt du, wie der Hase läuft. Du fühlst dich sicher und motiviert. 

Gut, genug geträumt! 

Es tut mir leid, dass wir dich wecken müssen, doch wie du sicherlich weißt, sieht die Realität anders aus. Laut einer von Haufe durchgeführten Onboarding-Studie aus dem Jahr 2023 gaben 36% der befragten Unternehmen an, Kündigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag zu verzeichnen. Obwohl 88% ein Onboarding-Maßnahmen vor dem erste Tag anbieten. Über die Hälfte der Onbordees kündigen aufgrund falscher Erwartungen.

Nicht selten fehlt es an Zeit oder Personen, die dich einarbeiten können. Manchmal ersetzt du jemanden, der oder die vor Monaten das Unternehmen verlassen hat. Oder du besetzt eine völlig neue Stelle. Dann musst du wissen, wie du dir selbst ein Onboarding bauen kannst.  

Erstelle Kennenlern-Termine 

Am Anfang ist es wichtig, dass du so viele Menschen wie möglich kennenlernst. Es wird sicherlich die ein oder andere Vorstellungsrunde geben. Aber wer merkt sich schon 20 oder 50 neue Namen auf einmal?  

Mach dir also Notizen und verabrede nach und nach ein Gespräch mit jedem und jeder. In diesen Unterhaltungenn solltest du herausfinden:  

• Welchen Background hat die Person? 
• Wo ist sie in der Hierarchie einzuordnen?
• Welche Rolle hat sie? 
• Was macht die Person genau und welche Entscheidungen darf sie treffen?
• Wo gibt es Überschneidungen oder Anknüpfungspunkte zu deiner Position?
• Wie könnt ihr euch gegenseitig unterstützen? 

Platziere unbedingt, was deine Skills sind und mit welchen Themen man zu dir kommen kann und muss. Am Ende ist es immer eine gute Idee ein gemeinsames Mittagessen vorzuschlagen. Falls du remote arbeitest, verabredet euch auf einen virtuellen Kaffee. Zwischenmenschliche Verbindungen sind wichtig für einen lockeren Umgang nach dem Onboarding.  

Lese-Tipp

Wenn du dir unsicher bist, ob Remote-Arbeit etwas für dich ist, solltest du unseren Beitrag übers Arbeiten mit 100% Homeoffice lesen.

Sprich jede Frage aus

Wir UX-Designer:innen haben oft mit dem Imposter-Syndrom zu kämpfen. Wir versuchen mit aller Kraft den Schein zu wahren, dass man uns direkt und ohne langes Onboarding einsetzen kann. Dadurch stellen wir manchmal Fragen nicht, die wir aber dringend beantwortet haben wollen. Wir befürchten, eine naive Frage schmälert unsere Vertrauenswürdigkeit und Expertenstatus.  

Das ist natürlich Bullsh*t. Oft ist sogar das Gegenteil der Fall. Wer wenige Fragen stellt, wirkt passiv oder planlos, denn Fragen ergeben sich vor allem dann, wenn man schon ein bisschen verstanden hat. Niemand erwartet, dass du alles weißt. Aber alle erwarten, dass du neugierig bist und Lust hast zu Lernen. 

Nutze den Welpenschutz  

Bei jedem neuen Projekt oder Unternehmen gibt es Praktiken, die du nicht gewohnt bist, die dir vielleicht gar nicht liegen und die du gerne anders machen möchtest. Die Probe- oder Startzeit ausgezeichnet dafür, solche Methoden feinfühlig anzusprechen, ohne aufdringlich zu sein. Frage zum Beispiel: “Wieso macht ihr das so? Ich bin neugierig, weil ich es anders kenne … ” 

Wenn du früh genug deine Kolleg:innen zum Nachdenken anregst, wird es dir später leichter fallen etwas zu bewegen. Vielleicht findest du auch direkt im Onboarding Verbündete, die dankbar sind, dass du ein Problem erkennst und bereit bist gemeinsam daran zu arbeiten.  

Doch zuerst: Beobachte

Im ersten Moment solltest du deinen neuen Kolleg:innen immer unterstellen, dass jede Methode und Technik einen Grund hat und gut durchdacht ist. Schau dir während des Onboardings Vorgehensweisen und Dokumentationen genau an. Stelle neugierige Fragen „Ah interessant. Warum habt ihr euch für diesen Weg entschieden?“. Begegne deinem Team mit Respekt. Du bist neu und solltest nicht mit lauten Trompeten alles umkrempeln wollen. Das kommt nicht gut an.

Drei bis sechs Monate sind ein typischer Zeitraum für die Einarbeitung. In dieser Zeit erwartet niemand von dir, dass du Bäume ausreist und Berge versetzt. Nutze die Zeit, um Vertrauen aufzubauen. Es ist später leichter Dinge zu verändern, wenn dich dein Team als angenehme:n Kolleg:in kennengelernt hat.

Nimm an Events und Pausen teil

Netzwerken ist wichtig. Besonders am Anfang ist es wichtig präsent zu sein. Du lernst die Leute besser kennen und triffst auf neue interessante Kontakte. Aber noch wichtiger: du zeigst dich selbst. Die Menschen nehmen ein neues Gesicht war, kommen auf dich zu oder Fragen ihre Kolleg:innen, wer der oder die Neue ist.  

Wir wissen, dass Netzwerken und Firmenevents nicht jedermenschs Sache sind. Trotzdem lohnt es sich da über den eigenen Schatten zu springen. Und wenn du irgendwann bekannt und angekommen bist, kannst du auch den ein oder anderen After-Work-Termin schwänzen 😉  

Sei so oft wie möglich vor Ort

Der Flurfunk in Unternehmen ist eine der stärksten Waffen. Was dich auf offiziellem Weg nicht erreicht, erfährst du an der Kaffeemaschine, am Nebentisch oder beim Mittag. Sei präsent und zeige dich interessiert. Versuche auf die Züge aufzuspringen, auch wenn es dir nicht leicht fällt.  

Ich brauche einige Zeit, bis ich auftaue. Dadurch wirke ich am Anfang sehr ruhig. Doch ich motiviere mich selbst zur Kommunikation, weil jeder Austausch – menschlich wie fachlich – meine Beziehungen im Team und damit meine Rolle spürbar stärkt.

Sara, UX Consultant

Wie läuft das Onboarding bei UXLA ab? 

Wir erwarten, dass du dich von Tag eins an einbringst. Das heißt aber nicht, dass du das allein durchstehst. Wir nehmen neue Kolleg:innen an die Hand und betonen regelmäßig, dass es keine falschen Fragen gibt. Deinen ersten Arbeitstag machen wir zum Event und treffen uns – wenn möglich alle gemeinsam – in einem Coworking-Space, um uns kennenzulernen, dir deinen Laptop und ein sicheres Gefühl zu geben. Danach geht es remote weiter. Programme wie Teams ermöglichen es uns, jederzeit füreinander da zu sein.  

Ich habe mich von Anfang an unglaublich gut aufgehoben gefühlt. Man hat sich sehr bemüht mich in alle, für mich relevanten Bereiche, einzuführen, alle meine Fragen zu beantworten und mich zu unterstützen. Ich konnte jede Frage stellen, ohne mir dabei dumm vorzukommen. Diese wurden dann auch immer super flott beantwortet. Mein Fazit: Onboarding – top, Kritik – keine!

Lucys Erfahrungen mit Sara

Doch weil das Onboarding bei unseren Kund:innen nicht immer so geschmeidig abläuft, müssen auch wir darauf vorbereitet sein uns selbst zu helfen.  

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